Abends komme ich aus der Klinik nach Hause. Oft fürchte mich schon vor einer harmlosen, gut gemeinten Frage:
„Und? Was hast Du heute gemacht?“
Ja, was habe ich eigentlich gemacht?
Den ganzen Tag fast ohne Unterbrechung gearbeitet, aber was habe ich wirklich erreicht? Welches meiner Projekte und Aufgaben konnte ich wirklich weiter bringen?
Ich habe E-Mails beantwortet, Telefonate geführt und Ratschläge gegeben. Dann saß ich in Sitzungen, habe Entscheidungen getroffen und sogar Patienten gesehen! Wenn auch oft wegen Beschwerden.
Ich habe viele Anforderungen meiner Kollegen befriedigt. Aber wo sind eigentlich meine eigenen Projekte und Aufgaben geblieben?
So wird die ToDo-Liste immer länger und alles, wofür ich eigentlich bezahlt werde, bleibt liegen. Sobald ich mich darauf konzentrieren wollte, wurde ich schon wieder unterbrochen.
Kennen Sie das Gefühl auch?
Ein Hoch auf das Multitasking?
Wir schreiben E-Mails während wir telefonieren, bearbeiten Artikel, während wir in der Konferenz sitzen. Wir machen vieles gleichzeitig und glauben, dass wir dadurch Zeit sparen.
Studien zeigen, dass unser IQ um 10 Punkte fällt, wenn wir Multitasking betreiben. Wir machen vieles gleichzeitig, aber nichts richtig.
Ständige Unterbrechungen und nichts erledigt
Der Effekt ist ähnlich, wenn wir uns ständig durch Unterbrechungen ablenken lassen. Beobachten konnte ich das bei einem früheren Kollegen: Er war fast immer telefonisch erreichbar und antwortete binnen Minuten auf E-Mails. Wenn ich bei ihm im Büro saß und versuchte etwas zu besprechen, dauerte es keine 5 Minuten bis zur nächsten Unterbrechung. Jemand wollte schnell eine Unterschrift, hatte eine Frage hat oder das Telefon klingelte. Der PC signalisierte neue E-Mails, das Handy eine SMS.
Wie kann sich so ein Kollege auf seine Arbeit konzentrieren? Wie stellt er sicher, dass er wichtige Dinge erledigt?
Ein Teufelskreis beginnt
Statt die Dinge erledigt zu kriegen, die wirklich wichtig sind, kümmern wir uns nur noch um Dinge, die andere uns vorgeben.
Der Arbeitstag wird nicht mehr bestimmt von den eigenen Aufgaben. Er wird bestimmt von den Unterbrechungen der Kollegen.
Aber ist es das, wofür wir hier bezahlt werden?
Die Auswirkungen ständiger Ablenkung
Von einer Studie dazu habe ich erstmals im Buch von Anita Eggler gelesen: Studenten wurden in zwei Gruppen aufgeteilt. Alle sollten einen Intelligenztest machen.
Die erste Gruppe wurde dabei alle 11 Minuten durch E-Mail oder Handy unterbrochen. Die anderen durften ohne Ablenkung arbeiten, hatten aber vorher Cannabis geraucht.
Welche Gruppe schnitt besser ab?
Die mit Joint, aber ohne Störungen!
Wie viel produktiver würde mein Team werden, wenn ich alle DECT-Telefone und Piepser einsammeln würde und wir stattdessen in der Frühkonferenz gemeinsam eine Tüte rauchen würden!
Schade nur, dass ich mich nicht traue es auszuprobieren.
Was passiert bei Unterbrechungen?
Mitarbeiter, die häufigen Ablenkungen ausgesetzt werden, berichten von mehr Stress, Erschöpfung und Unzufriedenheit.
Studien zufolge dauert es nach einer Unterbrechung meist über 25 Minuten [4], bis man sich wieder voll auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren kann. Es dauert nochmals 15 Minuten länger, bis man wieder ganz im „Flow“ drin ist, den man vor der Unterbrechung hatte.
Und da man eh schon unterbrochen wurde, kann man ja auch gleich noch schnell neue E-Mails abrufen oder auf dem Handy schauen, ob neue Nachrichten da sind. Die Unterbrechung ist perfekt, die Aufgabe wieder nicht erledigt.
Mehr Fehler durch Unterbrechungen
Durch Unterbrechungen steigt auch die Gefahr von Fehlern. Eine Ablenkung von nur zwei Sekunden kann die Fehlerrate schon verdoppeln. Es gibt Krankenhäuser, wo die Pflegekraft, die Medikamente richtet eine Warnweste mit der Aufschrift „Nicht stören“ trägt, damit sie von niemandem angesprochen und abgelenkt wird. Mitarbeiter in Großraumbüros besorgen sich Polizei-Absperrband um zu signalisieren, dass sie für eine Stunde ungestört arbeiten müssen.
Was können wir dagegen tun?
Hier sind 5 Maßnahmen, die ich schon mehr oder weniger erfolgreich umgesetzt habe, um Unterbrechungen zu minimieren und durch fokussiertes Arbeiten wieder produktiver zu werden.
Natürlich hat der Klinikalltag seine besonderen Situationen (z.B. Notfälle), in denen man sich nicht einfach abschotten kann, wie es vielleicht in einem Büro oder einer Behörde möglich ist. Aber einige dieser Vorschläge kann jeder umsetzen:
Ablenkungen ausschalten
Schalten Sie am PC und Smartphone die Hinweistöne aus, die auf neue E-Mails oder Meldungen hinweisen. Schließen Sie das E-Mail-Prgramm, wenn Sie konzentriert arbeiten wollen. Schalten Sie – wenn möglich – das Handy aus oder auf lautlos. Schließen Sie alle Browserfenster und anderen Programme, die Sie gerade nicht benötigen.
Zeiten für ruhiges Arbeiten festlegen
Definieren Sie ungestörte Arbeitszeit und tragen Sie diese in Ihren Kalender ein. Behandeln Sie diese Zeit genauso wie andere Termine auf Ihrem Kalender und opfern Sie sie nicht, wenn wieder Anfragen von außen kommen.
Kommunizieren Sie diese Zeiten ggf. auch mit Ihrem Team. Weisen Sie darauf hin, dass Sie nur in Notfällen gestört werden dürfen.
Feste Regeln im Team vereinbaren
Definieren Sie mit Ihrem Team, wann ein sofortigen Telefonat notwendig ist und wann eher eine E-Mail oder das Sammeln und spätere Abarbeiten von Fragen sinnvoll ist. Sammeln Sie selbst Dinge, die Sie mit Kollegen besprechen müssen, so wie hier beschrieben.
Arbeit in Zeitblocks aufteilen
Arbeiten Sie mit Hilfe eines geeigneten Timers in Zeitböcken á 25 Minuten. Machen Sie nach jedem Block eine Pause von 5 Minuten. Sorgen Sie dafür dass in den Zeitblöcken keine Unterbrechung stattfindet (Pomodoro-Technik, bald mehr dazu hier).
Sich für jeden Tag eine Aufgabe vornehmen, die auf jeden Fall erledigt wird
Schon am Vortag sollte man eine eigene Aufgabe definieren, die auf jeden Fall am kommenden Tag erledigt wird. Am besten fängt man gleich als erstes mit dieser Aufgaben an, bevor man z.B. das E-Mail-Programm öffnet.
Und jetzt?
Welchen dieser Vorschläge werden Sie heute anwenden, um wieder produktiver und zufriedener zu werden?
[…] wir hineingezogen in all die Aufgaben und Anforderungen, die andere an uns stellen und die wir mit Multitasking bearbeiten. Stunden später stellen wir fest, dass wir alle Emails gelesen und einige bearbeitet […]
[…] Sobald Sie es erledigt, delegiert oder notiert haben, werfen Sie das Blatt weg oder archivieren Sie es. Löschen Sie die Email oder verschieben Sie sie in einen anderen Ordner. Widmen Sie sich erst jetzt dem nächsten Blatt oder der nächsten Email. Widerstehen Sie dem Drang, den Prozess zu unterbrechen und sofort größere Aufgaben zu erledigen. Bleiben Sie dran, bis die Eingangsfächer leer sind. Denn jetzt haben Sie den vollen Überblick und können entscheiden, welche Aufgaben die höchste Priorität haben, ohne Multitasking. […]
Sehr spannende Studien, die Sie da zitieren! Werde den Tipp mit dem Terminplan ausprobieren. Aber wie die Studienleiter auf die Idee kamen, die Kontrollgruppe einen Joint rauchen zu lassen fände ich doch auch interessant!
Hallo Herr Brasse, bin gespannt, welche Erfahrungen Sie machen! Dieses Vorgehen mit der Pomodoro-Technik zu verbinden finde ich besonders hilfreich. Ich fand es auch spannend, Joint-Raucher als Kontrollgruppe zu nehmen. Aber es war auch für mich sehr wirkungsvoll, denn spontan würde ja jeder sagen, dass das bestimmt einen größeren Effekt auf die Konzentration hat.