Alles im Griff, statt überwältigt und gestresst: GTD

Das mach ich gleich später

Wenn ich durch die Klinik und über Stationen laufe, ergibt sich oft die Gelegenheit zur kurzen Gesprächen mit Kollegen. Manchmal ist es einfach nur „Small-Talk“, meistens geht es um Fragen, kleine Probleme und klinische Themen.

Ich habe mal meine häufigsten Sprüche dabei notiert:

  • „Ich schicke Ihnen die Unterlagen heute noch per Email“.
  • „Das ist eine gute Idee! Das nehme ich auf die Agenda unserer nächsten Leitungsbesprechung!“
  • „Ich gebe Ihnen Rückmeldung, sobald ich die Details kenne!“
  • „Ich muss mir erst die Laborwerte des Patienten anschauen, dann melde ich mich später bei Ihnen!“.

Kennen Sie das auch?

Viele kleine Aufgaben, die ich später alle erledigen möchte. Vielleicht sollte ich häufiger„Nein“ sagen und mehr delegieren. Aber jetzt habe ich Zusagen gemacht und die gilt es auch einzuhalten.

Zurück im Büro warten Emails, Telefonate, Gespräche und die Postmappe.

Und die vielen kleinen Zusagen? An die erinnert mich mein Gehirn leider nicht mehr.

Das Problem: Unser Gehirn hat kein eigenes Gehirn

Mein Gehirn scheint unfähig, mich an Dinge zu erinnern.

Das stimmt nicht ganz: Mein Gehirn erinnert mich durchaus an diese vielen kleinen Aufgaben. Wenn ich zuhause bin, wenn ich unter der Dusche stehe, wenn ich im Theater sitze und zu allen möglichen anderen Gelegenheiten, die alle etwas gemeinsam haben: Ich kann die Aufgabe jetzt gerade nicht erledigen, weil ich nicht da bin, wo ich dafür sein müsste.

Hätte unser Gehirn auch nur einen Funken eigene Intelligenz, so David Allen, würde es uns immer nur dann an Dinge erinnern, wenn wir sie gerade erledigen können. Stattdessen erinnern wir uns im OP an das fehlende Klopapier zuhause und im Supermarkt an den wichtigen Brief, den wir heute unbedingt diktieren wollten. Immer zur falschen Zeit.

Unser Gehirn hat wunderbare Funktionen, aber uns zur richtigen Zeit an die richtigen Dinge zu erinnern, ist nicht seine Stärke.

Unser Gehirn ist dafür da, Ideen zu entwickeln, aber nicht, sie sich zu merken.   

(David Allen, Autor von „Getting Things Done“)

Ein Zustand der Ungewissheit und Überforderung

Es ist schon schlimm genug, dass wir dadurch wichtige Dinge vergessen und Zusagen nicht einhalten. Noch schlimmer ist es, was es mit unserer Psyche anrichtet:

Wir starren auf hunderte geöffnete, aber nicht bearbeitete Emails. Wir sind umgeben von Papierstapeln, in denen Aufgaben lauern, an die wir uns nicht erinnern können. War da nicht noch ein Termin heute? Oder war der morgen? Wir stolpern durch den Alltag mit der ständigen Ungewissheit, ob wir wirklich alles Wesentliche erledigt haben oder nicht. Ein ständiges Gefühl von Unsicherheit, Überforderung und Angst. Emotionaler Stress.

Der Weg aus dem Teufelskreis

Aber wie kommt man aus diesem Teufelskreis heraus? Wie erreicht man einen Zustand, bei dem man den Überblick über alle Aufgaben hat und aus dem sicheren Gefühl heraus agiert, die wirklich wichtigen Dinge zu tun.

Die Lösung: GTD

Wenn Sie diesen Zustand kennen, kann „Getting Things Done (GTD)“ Ihr Leben verändern. Mit der Methode von David Allen können Sie darauf vertrauen, dass Sie alle Aufgaben im Griff haben und agieren aus der Sicherheit heraus, nichts Wichtiges vergessen zu haben.

GTD hilft ein System aufzubauen, dem das eigene Unterbewusstsein so blind vertraut, dass es loslassen kann von all den Aufgaben, die an uns nagen.

Das Buch von David Allen lohnt sich sehr! Hier finden Sie einen Überblick über einige der Grundgedanken des Systems:

Ist GTD im Krankenhaus anwendbar?

„Getting Things Done“ ist eine Methode, um sich selbst zu strukturieren und alle Aufgaben in den Griff zu bekommen.

Aber lässt sie sich auch im Krankenhaus anwenden, wo Abläufe oft schwer planbar sind und wir selten für längere Zeit ununterbrochen arbeiten können?

Tatsächlich richtet sich GDT sehr an Büro-Arbeiter, die eine Vielzahl von Aufgaben haben, die viel eigene Strukturierung und Organisation verlangen. Aber viele der Grundgedanken helfen auch im Krankenhaus, die vielen Aufgaben in den Griff zu bekommen.

Was erreicht GTD?

„Mind like Water“, so beschreibt es David Allen. Er vergleicht es mit einem See, mit klarem, ruhigem Wasser. Wirft man einen Stein hinein, reagiert das Wasser absolut angemessen auf die neue Situation. Es gibt eine Reaktion, einige Wellen, aber das Wasser kehrt so rasch wie möglich in den ursprünglichen, ruhigen Zustand zurück. Bereit, für den nächsten Input. Diesen Zustand gilt es zu erreichen. Entspannte Konzentration, ohne ständiges Grübeln über unerledigte Dinge. Immer mit der exakt angemessenen Reaktion auf jede neue Herausforderung.

Die Idee hinter GTD

Die Grundidee von GTD lautet, alle neuen Informationen und Aufgaben zu erfassen und systematisch zu verarbeiten. Der Vorgang gliedert sich in 5 Schritte.

  1. Erfassen
  2. Definieren
  3. Organisieren
  4. Reflektieren
  5. Handeln

Sie wirken auf den ersten Blick umständlich, fügen sich aber perfekt zu einem übersichtlichen System zusammen. Denn jeden Tag müssen wir uns mit neuen Informationen beschäftigen und müssen klären, was sie für uns bedeuten.

Da kommen Emails, Briefe und Telefonate. Wir sind bei der Visite, in Besprechungen und beim Chef. Auf unserem Schreibtisch liegen die Mitschriebe vom gestrigen Vortrag. Und was machen Sie jetzt mit der Handynummer des Kollegen, den Sie gestern kennengelernt haben?

All das muss verarbeitet werden und die meisten tun nur eins: Sie legen es irgendwo auf einen Stapel oder lassen gelesenen Emails einfach im Postfach liegen. Deshalb lautet der erste Schritt:

Schritt 1: Alles erfassen

GTD beruht darauf, alles zu erfassen, was an unserer Aufmerksamkeit nagt. Kommt Ihnen während des Abendessens eine gute Idee für das Projekt in der Klinik? Schreiben Sie es auf! Denn die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie es später schon wieder vergessen haben.

Von erfolgreichen Menschen lernen

Gewöhnen Sie sich an, nach jedem Termin, Gespräch oder Telefonat kurz inne zu halten und aufzuschreiben, was zu tun ist. Vielleicht muss ihr nächster Gesprächspartner deswegen einige Minuten auf Sie warten, aber im Gegenzug genießt er danach Ihre volle Aufmerksamkeit. Denn Sie sind dann ganz präsent, weil Sie nicht versuchen, sich die Aufgaben aus dem letzten Gespräch zu merken, während Sie versuchen, sich auf ihren neuen Gesprächspartner zu konzentrieren. Ihr Gehirn kann entspannt loslassen, denn Sie haben es notiert und werden es nicht vergessen.

Der Vorteil

Viele Menschen verbringen ihre Tage damit, auf Krisen zu reagieren, statt ihre Arbeitszeit proaktiv zu gestalten. Ständig tauchen Dinge auf, die unerledigt geblieben sind und sie überlegen ständig, was wohl noch zu tun ist. Sie leben immer mit einem schlechten Gewissen und dem ständigen Gefühl, dass irgendwo noch etwas Dringendes auf sie wartet.

In dem Sie alles (wirklich alles!) aufschreiben, kann Ihr Unterbewusstsein loslassen und sich entspannen. Sie haben alles notiert und werden es zu gegebenen Zeit erledigen.

Werden Sie langsam dement?

Scheuen Sie sich davor, ständig Dinge zu notieren? Ihr Team könnte denken, Sie leiden an Demenz, da Sie sich ja offensichtlich nichts merken können!

Überwinden Sie diese Furcht! Wenn die Menschen in Ihrer Umgebung bemerken, dass Sie nie Zusagen brechen und Dinge wirklich zeitnah erledigen, werden Sie sehr beeindruckt sein.


Um wirklich alles zu erfassen, brauchen Sie ein wenig Ausrüstung. Sie sollten immer einen kleinen Notizblock bei sich haben. Oder Sie nutzen entsprechende Apps auf Ihrem Smartphone. Hauptsache Sie können sich immer schnell etwas notieren, egal wo Sie gerade sind!

Während der Visite kann es z.B. auch ein Visitenbuch sein, in dass alles eingetragen wird, was nach der Visite zu erledigen ist. Bei Herrn Mayer ein Sono anmelden, mit Frau Schulze die Blutwerte besprechen und so weiter.

Es gibt inzwischen unzählige Apps für GTD. Aber da wir es im Krankenhaus oft mit sensiblen Daten zu tun haben, ist der klassische Ansatz mit Papier und Stift oft besser.

Hauptsache Sie definieren, auf welchem Wege neue Informationen gesammelt werden, die dann im 2. Schritt verarbeitet werden. Sie brauchen:

  • Den Email Eingang. Den haben Sie schon und über den kommen viele neue Informationen und Aufgaben.
  • Eine Papierablage, in die Sie alles hineinwerfen , was noch verarbeitet werden muss. Briefe, Notizzettel, auf denen Sie Ideen und Aufgaben notiert haben, die Aufschriebe aus dem Seminar, die Tankquittung aus Ihrem Geldbeutel. Alles kommt in dieses eine Eingangsfach, welches Sie täglich leeren.

Begnügen Sie sich mit so wenig Eingangskörben wir möglich, denn jeder Eingang braucht täglich ihre Aufmerksamkeit in Schritt 2.

Schritt 2: Definieren

Beginnen Sie diesen Schritt erst, wenn Sie wirklich alles in Ihre Eingangsfächer zusammengeführt haben. Wir wollen später keine Überraschungen erleben und unserem Gehirn die Sicherheit geben, dass wir uns wirklich um alles gekümmert haben. Nur so lässt es los und vertraut dem System.

Jetzt kommt der Schritt, vor dem sich viele scheuen. Denn jetzt gilt es, Entscheidungen zu treffen.

Nehmen Sie nach und nach jedes Stück Papier in die Hand. Behalten Sie es so lange in der Hand, bis Sie entschieden haben, was damit zu tun ist („Touch it once“). Legen Sie es nicht wieder zurück in den Eingangskorb. Niemals!

Mit Emails verfahren Sie genauso. Öffnen Sie eine Mail und gehen Sie erst weiter zur nächsten, wenn Sie die erste berarbeitet haben und sie nicht mehr in Ihrer „Inbox“ liegt. Öffnen Sie niemals Emails, ohne auch gleich zu entscheiden, was zu tun ist!

Inbox Zero

So bezeichnet man das Konzept, Emails immer sofort zu bearbeiten und sie nicht geöffnet im Eingangsfach liegen zu lassen. So finden Sie Informationen später schneller und Sie suchen nicht ständig nach wichtigen Daten zwischen tausenden, sinnlosen Emails.

Was ist zu tun?

Hier gilt es, nach einem festen Schema vorzugehen (Siehe Grafik). Die erster Frage lautet:

Muss ich etwas tun? Ist mein Handeln gefragt? Ergibt sich eine Aufgabe für mich?

Nein, ich muss nichts tun

Wenn Sie nichts tun müssen, kommt die nächste Frage: Brauche ich die Information noch?

  • Ja: Wenn es sich um etwas handelt, dass Sie aufheben müssen oder wollen, legen Sie es nicht auf irgendeinen Papierstapel, sondern heften Sie es sofort dort ab, wo es längerfristig hingehört. Diesen Schritt kann natürlich ggf. auch ein Sekretariat übernehmen.
  • Nein: Wenn es keinen Grund gibt, die Information zu archivieren, werfen Sie das Blatt sofort weg.
    Ja, Sie haben richtig gelesen: Wegwerfen!

Ja, ich muss etwas tun

Wenn sich aus dem Blatt oder der Email Aufgaben ergeben, die erledigt werden müssen, überlegen Sie sofort, was zu tun ist:

  • Wenn die Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie es sofort.
  • Wenn die Aufgabe mehr als 2 Minuten erfordert, stellen Sie die nächste Frage: Muss ICH es erledigen, oder kann ich es auch delegieren? Wenn es nicht zwingend von Ihnen erledigt werden muss, delegieren Sie die Aufgabe und notieren Sie sich, an wen Sie es delegiert haben.
  • Müssen Sie es wirklich selbst machen? Dann notieren Sie es sofort auf die entsprechende Aufgabenliste, um es später zu erledigen.

Sobald Sie es erledigt, delegiert oder notiert haben, werfen Sie das Blatt weg oder archivieren Sie es. Löschen Sie die Email oder verschieben Sie sie in einen anderen Ordner. Widmen Sie sich erst jetzt dem nächsten Blatt oder der nächsten Email. Widerstehen Sie dem Drang, den Prozess zu unterbrechen und sofort größere Aufgaben zu erledigen. Bleiben Sie dran, bis die Eingangsfächer leer sind. Denn jetzt haben Sie den vollen Überblick und können entscheiden, welche Aufgaben die höchste Priorität haben, ohne Multitasking.

Die 2 Minuten Regel

Die 2 Minuten Regel besagt, dass Sie alles, was weniger als zwei Minuten erfordert, sofort erledigen. Denn wenn es länger dauert, die Aufgabe erst auf einer Aufgaben-Liste zu notieren, ist es effektiver, diese sofort zu erledigen.

Die Email braucht nur eine ganz kurze Antwort? Das Antwortschreiben braucht nur Ihre Unterschrift? Machen Sie es gleich, dann ist es weg.

Schritt 3: Organisieren

Im dritten Schritt sorgen Sie dafür, dass die Dinge dahin kommen, wo sie hingehören.

  • Termine: Tragen Sie Termine sofort in Ihren Kalender ein. In Ihren Kalender gehören nur Termine, keine Aufgaben.
  • Unterlagen, die Sie an einem bestimmten Tag brauchen: Die Tagesordnung der nächsten Besprechung und die Unterlagen für Ihre nächste Dienstreise kommen in die „Wiedervorlage“, wo Sie sie am richtigen Termin dann finden.
  • Unterlagen, die Sie aufheben müssen: Schaffen Sie ein Ablagesystem, in dem Sie diese Dinge rasch ablegen können. Das können Hängeordner für Papier oder Ordner auf Ihrem PC sein.
  • Aufgaben: Alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen notieren Sie auf der entsprechenden Liste.

Die Listen in GTD

Führen Sie nicht nur eine ToDo-Liste. Das ist unübersichtlich und ineffektiv. Sortieren Sie Ihre Aufgaben in „Kontexte“, um sie rasch erledigen zu können. Definieren Sie, welche „Kontexte“ Sie benötigen, um immer dann auf Aufgaben zurückzugreifen, wenn Sie sie auch tatsächlich erledigen können.

Denn es gibt Aufgaben, die Sie nur zuhause erledigen können. Da macht es keinen Sinn, sich in der Klinik damit zu befassen.

Es gibt Aufgaben, die können Sie nur unterwegs erledigen (Einkaufsliste). Legen Sie dafür eine eigene Liste an, die Sie nur durchlesen, wenn Sie unterwegs sind. Folgende Listen sollten Sie anlegen:

  • @ Klinik: Hier notieren Sie alles, was in der Klinik zu erledigen ist.
  • @ Zuhause: Hier schreiben Sie alles auf, was Sie zuhause zu tun haben.
  • @ Unterwegs: Einkaufslisten etc. Schauen Sie nur auf diese Liste, wenn Sie Feierabend machen und nach Hause fahren. Können Sie unterwegs etwas von der Liste erledigen? Den Rest des Tages stören Sie diese Aufgaben nicht, Sie konzentrieren sich jeweils nur auf das, was Sie auch wirklich erledigen können.
  • @ Warte auf: Warten Sie auf Dinge, die andere erledigen müssen? Haben Sie Aufgaben delegiert und warten auf Rückmeldung? Notieren Sie alles auf dieser Liste, um den Überblick zu behalten.
  • @ Agenda-Listen: Führen Sie eine Liste für alle Menschen, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben. Notieren Sie dort alles, was Sie beim nächsten Treffen besprechen wollen. Wie Agenda-Listen funktionieren, lesen Sie in diesem Beitrag.
  • @ Vielleicht / Irgendwann: Hier notieren Sie alles, was Sie irgendwan mal machen wollen, aber jetzt keine Zeit dafür haben. Fallschirmspringen, Krimi lesen, eigene Klinik gründen usw. Notieren Sie alle Ihre Einfalle! Wer weiß, wann die Zeit dafür reif ist…

Listen für jede Gelegenheit

Sie können die Liste beliebig erweitern. Sammeln Sie Ideen für Geschenke auf einer Geschenke-Liste. Sie gehen gerne essen? Notieren Sie Restaurant-Empfehlungen auf einer entsprechenden Liste. Der Vorteil? Wenn Sie spontan Zeit und Lust haben, essen zu gehen, müssen Sie nicht erst überlegen, wie das Restaurant hieß, dass Ihnen empfohlen wurde. Sie finden es sofort auf Ihrer Liste!

Führen Sie auch eine Liste mit Gegenständen, die Sie anderen ausgeliehen haben. So behalten Sie stets den Überblick.

Schritt 4: Reflektieren

Schritt 4 ist heikel. Ohne Schritt 4 scheitert GTD. David Allen nennt ihn den „Weekly Review“: Einmal pro Woche reservieren Sie eine Stunde und überprüfen alle Listen. Notieren Sie, was Ihnen noch einfällt, streichen Sie alles, was erledigt wurde. Nur, wenn Sie ihr System ständig pflegen, aktuell halten und sich damit beschäftigen, kann es Ihnen dienen.

Den Überblick nutzen

Durch Ihre Listen wissen Sie genau, was Sie noch alles zu tun haben. Durch diesen vollständigen Überblick fällt es Ihnen leichter, bei verlockenden Anfragen auch mal „Nein“ zu sagen. Schließlich haben Sie Zusagen für andere Aufgaben gemacht, und Zusagen gilt es einzuhalten.

Schritt 5: Aufgaben erledigen

Wenn Sie Ihre Listen systematisch führen, reicht ein Blick auf die richtige Liste um zu wissen, was jetzt zu tun ist. Denn alles, was jetzt nicht dran ist, steht auf einer anderen Liste.

Nur von Listen arbeiten

Gewöhnen Sie sich an, nur das zu tun, was auf Ihrer Liste steht. Wenn eine Aufgabe es nicht auf Ihre Liste geschafft hat und länger als 2 Minuten dauert, ist es offensichtlich nicht die Aufgabe mit der obersten Priorität.

Ihre Aufmerksamkeit gehört den Aufgaben auf ihrer Liste, nicht den scheinbar dringenden Dinge, die uns ständig von der eigentlichen Arbeit abhalten. Notieren und dranbleiben an der wichtigsten Aufgabe (Frosch).


Einladung zum Ausprobieren

Wenn Ihr Interesse an GTD geweckt ist, lohnt sich das Buch von David Allen!
Es enthält noch viel mehr Tipps und Tricks, um entspannt und fokussiert zu arbeiten.


Auf auch der Homepage von David Allen findet man viele Tipps in englischer Sprache.

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