Wie Sie mit Parkinsons Gesetzen mehr erledigen

Ich erledige viele Dinge oft erst kurz vor knapp,

Sie auch?

Lange dachte ich, das hätte was mit schlechter Organisation zu tun, mit Faulheit oder damit, nicht wirklich motiviert zu sein.

• Im zwei Tagen muss der Bericht fertig sein und keine Zeile ist geschrieben.
• Das Literaturreferat ist morgen, aber ich weiß noch nicht, welchen Artikel ich nehme.
• Der Artikel für die Mitarbeiterzeitschrift ist morgen fällig.

Und so weiter.

Es ist nicht immer gut, Dinge spät anzugehen. Bei Vorträgen ist es zum Beispiel nicht gut. Die brauchen eine lange Vorbereitung, Recherche und üben, üben, üben. Wenn man die Vorbereitung einer Präsentation erst kurz vorher beginnt, dann kommt nichts Überzeugendes dabei heraus.

Bei vielen Routine-Aufgaben kann es dagegen sinnvoll sein, denn dann nutzt man das Parkinson’sche Gesetz zum eigenen Vorteil. Wenn man das Gesetz aber durchschaut, kann man es noch viel besser für die eigene Produktivität nutzen, auch ohne alles auf den letzten Drücker zu machen.

Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Historiker und Soziologe beschrieb das Phänomen 1955 und benannte es augenzwinkernd auch gleich nach sich selbst. Unter anderem hatte er nachgewiesen, dass das Personal in Verwaltungen ständig zunahm, obwohl die zu erledigende Arbeit eher abnahm.

Was besagt das Parkinson’sche Gesetz?

Zusammengefasst bedeutet es, dass sich jede Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht.

Haben Sie 45 Minuten Zeit, Ihren E-Mail-Eingang bis „Inbox-Zero“ zu bearbeiten, dann dauert es auch genau 45 Minuten. Haben Sie dagegen nur 20 Minuten, dann geht es auch in dieser Zeit.

Nach meiner eigenen Erfahrung halten sich vor allem unangenehme Aufgaben mit beängstigender Zuverlässigkeit an dieses Gesetz. Je mehr Zeit man Ihnen widmet, desto länger braucht man dafür.

Wie können Sie das Parkinon’sche Gesetz produktiv nutzen?

Wie können Sie diese Erkenntnis nutzen, um Arbeiten rascher zu erledigen und mehr Zeit für wichtige und interessante Dinge zu haben?

Den eigenen Kalender bewusst nutzen

Planen Sie in Ihrem Terminkalender lästige Routine-Aufgaben bewusst kurz vor andere „feste“ Termine. So zwingen Sie sich selbst, die Aufgabe bis dahin auch wirklich zu schaffen.

Timer stellen

Stellen Sie sich einen Timer und üben Sie sich in der Disziplin, es in der Zeit wirklich zu schaffen. Wenn Sie die Herausforderung suchen, können Sie sogar versuchen, diese Routinen in immer kürzerer Zeit zu schaffen. Nehmen Sie sich z.B. vor, jeden Tag die E-Mails in maximal 30 Minuten zu schaffen. Geht nicht? Das bestimmen Sie!

Immer ein Zeitlimit setzen

Gewöhnen Sie es sich an, für jede Aufgebe eine Frist zu setzen, bis wann sie erledigt sein muss oder wie viel Zeit sie ihr einräumen. Das gilt auch für alle Aufgaben, die Sie delegieren!

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, das Parkinson’sche Gesetz produktiv zu nutzen. Welche verwenden Sie?