Mit dieser Technik vergessen Sie nie wieder, Informationen weiter zu geben

So viele Besprechungen. Wer soll sich das alles merken?

Geht es Ihnen auch so?
Ich sitze in vielen Sitzungen und in jeder will irgendjemand irgendwas von mir. Ich soll die Ergebnisse von Projekt X vorstellen und erläutern, warum es mit Y nicht voran geht.
Aus jeder dieser Meetings gehe ich raus mit noch mehr Aufgaben, die alle rasch erledigt werden sollen. Dann soll ich noch Informationen weitergeben. Über alles Mögliche, was beraten und beschlossen wird, muss ich meine Teams, Leitungskräfte und in anderen Besprechungen informieren.
Darin war ich früher nicht gut. Die Hälfte habe ich regelmäßig vergessen.

Was nutzt ein Protokoll?

Die Informationen stehen zwar im Protokoll der Sitzung, aber dort sind sie nach Thema sortiert, entsprechend der Agenda.

Nach der Sitzung brauchen wir eine andere Sortierung. Jetzt geht es um die Umsetzung von alledem, was da beraten und beschlossen wurde.

Denn sobald ich in der nächsten Sitzung bin oder Kollegen treffe, besteht die Gelegenheit die Informationen weiterzugeben und Dinge zu delegieren. Einzige Voraussetzung: Ich erinnere mich noch, was ich besprechen muss. Ein oder zwei Themen fallen mir meistens ein, der Rest kommt mir erst später, meist nach der Sitzung. Ich habe es vergessen und die Unzufriedenheit steigt, weil sich Kollegen nicht informiert fühlen.

So werden wir als Führungskraft zum Flaschenhals

Bei uns bleiben Informationen hängen und die interne Kommunikation gerät ins stocken. Weil uns die Dinge im entscheidenden Moment nicht einfallen, können wir viele Dinge nicht delegieren. Was bleibt uns dann übrig, als sie selber zu machen.

Es geht auch anders

Eine der besten Methoden für Selbst- und Zeitmanagement ist „Getting Things Done“ von David Allen. Für das Problem der Weitergabe von Informationen und effektiven Treffen mit Kollegen hat David Allen zwei Ratschläge:

  1. Nichts im Kopf behalten
  2. Agenda-Listen führen

1. Nichts im Kopf behalten

David Allen betont, das Gehirn sei dafür da, Ideen zu entwickeln und nicht, sie sich dann auch noch zu merken. Nachdem wir immer wieder die Erfahrung machen, dass uns Dinge oft im entscheidenden Moment nicht einfallen, schlägt er vor, sich konsequent alles aufzuschreiben.

2. Agenda-Listen führen

Für jede Besprechung und jede wichtige Person führen Sie eine Agenda-Liste. Ich nenne sie nach der Person oder der Konferenz, also @Müller, @Schmidt, @Frühbesprechung, @Leitungskonferenz etc.

Diese Listen müssen so geführt werden, dass man sie immer dabei haben kann. Das kann heute oft einer Smartphone- App sein, aber auch als ein kleines Ringbuch mit einer Liste pro Blatt.

Wie geht das konkret?

Überlegen Sie im ersten Schritt, in welchen Besprechungen sie sitzen und wer ihre  Mitarbeiter sind, mit denen Sie regelmäßig Informationen austauschen.
Eine Liste verdient bestimmt ihr eigener Chef. Dann kommen die verschiedenen Besprechungen und anderen Kollegen.

Im zweiten Schritt bekommt jeder seine eigene Liste, z.B. eine eigene Seite im Ringbuch. Das sieht im ersten Moment aufwändig aus, aber es lohnt sich!

Die Listen mit Leben füllen und Entlastung spüren

Nach jedem TOP, nach jeder Besprechung und nach jedem Telefonat machen Sie es sich zur Routine, kurz inne zu halten und sich zwei Fragen zu stellen:

  • In welchen Gremien muss ich über diese Ergebnisse informieren?
  •  Welche Personen muss ich darüber informieren?

Alles was Ihnen einfällt, tragen Sie sofort in die entsprechende Liste ein.Wenn Sie die Agenda für die nächste Sitzung zusammenstellen müssen oder als Teilnehmer dort hingehen, zücken Sie nur noch die Agenda-Liste und haben alles zusammen, was dort zu besprechen ist.

Wenn Sie Ihre Kollegen, treffen haben Sie ohne weitere Vorbereitung alles auf Ihrer Liste, was Sie mit jedem einzelnen zu besprechen haben.

Tipp:
Notieren Sie auch auf der Liste, was Sie delegieren oder bei welchen Themen Sie noch auf Rückmeldung warten. Ich notiere dann „WA“ (warte auf), dann das Thema und das Datum. So kann ich beim nächsten Treffen konkret nachfragen: „Bei unserem letzten Treffen am 22. August hatten Sie mir zugesagt, den Bericht zu erstellen. Ist er fertig?“.

Die Listen zu erstellen, ist schnell gemacht. Es gehört etwas Routine dazu, sie auch regelmäßig zu benutzen.
Probieren Sie es aus und spüren Sie die Entspannung die es bringt, wenn Sie nicht mehr ständig überlegen müssen, was Sie alles vergessen haben, sondern bei jeder Gelegenheit einfach Ihre Liste zücken und effektiv und schnell alles besprechen können!
Weitere Tipps zur effektiven Selbstorganisation auf der Homepage von StrebensWert

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